- план продаж
- заказ
- книга учета заказов
- договора с поставщиками
Поступление материалов происходит либо по железной дороге, либо автомобильным транспортом поставщика, либо само вывоз. В любом из этих случаев работник отдела снабжения имеет доверенность, которую предварительно получает в бухгалтерии. Каждая доверенность регистрируется в книге выданных доверенностей. У поставщика доверенность обменивается на товар, к которому прилагается соответствующие документы (накладная на отпуск, товарно-транспортная накладная, акт и др.). На предприятии работник снабжения сдает документы и материалы кладовщику, который принимает их по количеству. Должностные лица предприятия участвующие на стадии получения товаров:
- кладовщик
- снабженец
- бухгалтер материальной группы
Документы, формируемые на стадии получения запаса:
- доверенность
- накладная
- счет фактура
- книга регистрации счетов фактур
После принятия материалов на склад кладовщик выписывает приходный ордер и передает его в бухгалтерию. Снабжение передает в бухгалтерию счет фактуру, на основании которой закрывается доверенность. Бухгалтер проверяет соответствие данных приходного ордера со счет фактурой. Регистрация счетов фактур происходит в реестре за соответствующий месяц по поступившим материалам. Затем бухгалтер вносит данные счета и приходного ордера в компьютер для регистрации поступления товаров. Должностные лица предприятия участвующие на стадии регистрации запасов:
- снабженец
- кладовщик
- бухгалтер материальной группы.
Документы, формируемые на стадии регистрации запасов:
- приходный ордер
- счет фактура
- реестр
Все запасы хранятся в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин. Эффективные способы борьбы с неправильным расходованием или небрежным хранением запасов состоят в следующем:
- требуемое количество определяется точно, а не приблизительно
- подобран квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск товаров.
Для предотвращения случаев потерь запасов по причине устаревания, порчи, случайной гибели проводятся следующие меры:
- создана система пожарной сигнализации и приобретено пожарное оборудование
- создана специальная температура для хранения
- проверяется срок годности готовой продукции
- регулярно проводится проверка наличия ценностей, т.е. инвентаризация
Должностные лица предприятия участвующие на стадии хранения запасов:
- кладовщик
- начальник магазина
- охранник
Документы, формируемые на стадии хранения запасов:
- инвентаризационные описи (опись ценностей подвергаемых инвентаризации)
- сличительная ведомость (сопоставление данных из инвентаризационной ведомости с соответствующими данными из бухгалтерского учета, т.е. только те записи материальных ценностей, по которым имеются недостачи и излишки, что делает ведомость более наглядной)
- ведомость по счету 10 (материалы)